Zeker bij kleine beginnende bedrijven zie ik het regelmatig. De website heet bijvoorbeeld www.mijntoko.nl en de e-mails hebben als afzender mijntoko@zonnet.nl of iets soortgelijks. Zelfs grotere bedrijven maken zich er soms schuldig aan. Met een kleine ingreep kunnen mailtjes echter worden verstuurd vanaf info@mijntoko.nl. Dat ziet er veel professioneler uit. Eerder schreef ik al over het gebruik van BCC in een mailbericht; een professioneel mailadres is een volgende vereiste om serieus genomen te worden als bedrijf.
Hoe moet dat dan René, krijg ik vaak als vraag? Bij deze mijn antwoord in 4 stappen:
1. Bekijk de voorwaarden van je hostingpakket voor je website. Bijna altijd zit daar ook een emailaccount bij. Dat betekent dat mailtjes die eindigen op @mijntoko.nl naar jou kunnen worden doorgestuurd. Als dat al een pop-account is (kijk even naar bij de technische specificaties) kun je direct door naar stap 4!
2. Meestal is het echter geen pop-account wat bij het hostingpakket zit inbegrepen.
Met een pop-account kun je vanaf je mailprogramma je mail checken. Je hoeft geen website te bezoeken om je mailberichten dan op te halen. De meeste betalende emailaccounts hebben een pop3-account. Dat kan bijvoorbeeld een (KPN)Planet-, een Telfort- of een Sylconia-adres zijn. De gratis mailprogramma’s gMail, Hotmail en die van Yahoo staan er juist om bekend dat het geen pop-account bevat.
3. Doe een verzoek aan het bedrijf waar je website is gehost om mailaccount te activeren. Soms moet je daar extra voor betalen, meestal zit het echter bij het hostingpakket inbegrepen. Laat vervolgens je mail automatisch doorsturen naar het mailadres waar je een pop-account hebt. Ook daarvoor vraagt men soms een bijdrage. Je krijgt vervolgens alle mailberichten waarvan de geadresseerde eindigt op @mijntoko.nl, binnen op je eigen pop-account-mailadres.
4. Vervolgens moet je nog één handeling verrichten. In je mailprogramma moet je bij de instellingen veranderen dat je als afzender info@mijntoko.nl bent.
Hanteer in het vervolg overal je professionele mailadres. Het pop-adres is alleen voor jezelf interessant, maar treedt er niet meer mee naar buiten.
Bij de meeste hostingaanbieders (waaronder ondergetekende) is een POP-account of IMAP-account inbegrepen, zodat je de mail vanuit je e-mailprogramma rechtstreeks vanaf de server van je hostingprovider kunt laten ophalen. Zo houd je je zakelijke en privémail ook beter gescheiden!