De mailbox is voor menig iemand die veel met de computer werkt een heikel punt. De verleiding is namelijk erg sterk om continu je mail te checken. Vaak reageer je er niet op, maar doe je dat later. Je begrijpt dat dit funest is om effectief te werken. Het kan ook anders. Ik spreek uit ervaring, want ik heb zelf ook altijd de neiging om altijd en overal mijn mail te checken. Het werkt echter niet.
Discipline
Probeer allereerst de discipline te krijgen om niet steeds je mail te bekijken. Spreek met jezelf af dat je dat maximaal twee keer per dag doet. Als je dat om 11.00 uur en om 16.00 uur doet, en je handelt direct je mail af, vinden klanten je erg stipt. Het grote voordeel is dat je voor 11.00 uur en in de tussentijd met je ‘gewone’ werk bezig bent.
Schrijf op
Het nadeel van een internet marketeer is dat het denken over producten en het bedrijf altijd doorgaat. Echte rust in je hoofd krijg je dan nauwelijks. Je kunt ook direct opschrijven wat je te binnen schiet. Het kan dan uit je hoofd verdwijnen. Maak daarom een to-do-lijstje voor de werkdag, de werkweek, de werkmaand en voor het jaar. Wikkel die lijstjes vervolgens ook af.
Onderverdeling
Wat goed werkt, is om elk mailtje, telefoontje en post onder te verdelen in ‘belangrijk/niet-belangrijk’ en ‘urgent/niet-urgent’.
- De belangrijke/urgente zaken handel je direct af en neemt er de tijd voor (bv werk voor klanten)
- De onbelangrijke/urgente zaken wikkel je ook direct af, maar je doet het snel en adequaat (bv een rekening betalen na een aanmaning)
- De belangrijke/niet-urgente zaken plan je in (bv nadenken over de toekomst van je bedrijf)
- De niet-belangrijk/niet-urgente zaken zijn alle leuke dingen, zoals maar blijven surfen, een game spelen, een leuk artikel schrijven waar je lol aan hebt. Dat doe je dus gewoon NIET!
Je begrijpt dat je dus enige creativiteit en flexibiliteit nodig hebt om een en ander in te delen.
En dan de mail
Vervolgens kun je je mail beter organiseren. Elk binnenkomend mailtje handel je direct af door het een plek in een bepaalde bak te geven. Je kunt bijvoorbeeld deze bakken maken:
- Actie!
- Agenda
- Later (of niet)
- Projecten
- Wachten op anderen
Alle overige mailtje gooi je direct in de Prullenbak of je gaat je archiveren. In Gmail gaat dat heel eenvoudig. Daar kun je snel ‘labels’ aanmaken. Een label is een soort bak, waar je mailtjes (ontvangen of vesrtuurd) kunt zetten.
Tenslotte is het zaak om op een vast tijdstip in de week alle taken en plannen bij te werken. Je zult niet geloven hoeveel tijd je overhoudt als je op deze effectieve manier met je mail omgaat.
Lees ook mijn artikel met andere timemanagementtips.
Gratis SEO Checklist [2021]
Ken je ACTE niet? Vooral de E mis ik namelijk in jouw rijtje. We zijn namelijk met z’n allen bang om email kwijt te raken, maar Elimineren is een
perfecte manier om van je mails af te komen.
Hierbij even een stukje over ACTE (schaamteloos copy-paste actie van een andere
site):
—
ACTE.
De A staat daarbij voor Actie: werk de actie die een e-mailbericht oproept meteen af. Kan dat niet, ga dan naar de C
van Classify: plaats het bericht of de actie die nodig is op een plek – bijvoorbeeld in je agenda – waar je hem meteen kunt afwerken op het moment
dat je het weer tegenkomt. Is de actie niet aan jou, kies dan voor Transmit, de T dus, en stuur het bericht door. Wordt er geen actie van je (of van
een collega) verwacht, ga dan voor de E van Eliminate.
—
Vergeet ik nog wel als aanvulling te zeggen dat je je mail ook echt moet afsluiten als je het niet checkt. Jij geeft al als goede tip niet je mail te
checken, maar zorg dan ook dat Outlook/Lotus uit is (geen notificaties!) en dat je Google/Hotmail account uitgelogt staat. Dat werkt!
Goede aanvulling
Tim,
Acte staat er wel bij, al is het enigszins weggestopt, namelijk gooi het bericht weg als je er niets mee kunt.
In Gmail blijft het dan
nog 30 dagen beschikbaar in de prullenbak…